Hotele oprócz noclegu, swoją działalność bardzo często opierają dodatkowo o ofertę gastronomiczną, organizację imprez okolicznościowych, a także różnego rodzaju atrakcje dostępne w danym obiekcie. Co więcej, oferta kierowana jest nie tylko do osób prywatnych, ale również do Klientów służbowych. Głównym tego przejawem jest wynajem sal na konferencje i szkolenia. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o organizacji służbowego wydarzenia w centrach konferencyjnych proponowanych przez hotele, a także, na co warto zwrócić szczególną uwagę – zachęcamy do dalszej lektury.
Dlaczego warto organizować konferencje w hotelach?
O organizowaniu spotkań biznesowych i większych konferencji słyszy się coraz częściej. Firmy chętnie decydują się na tego rodzaju rozwiązanie z kilku powodów. Przede wszystkim wynika to z wygody: hotele oferują zazwyczaj kompleksową organizację z uwzględnieniem wszelkich detali, których oczekuje osoba/firma korzystająca z usług. Oprócz samego przygotowania sali, dekoracji, nagłośnienia itp., można liczyć także na profesjonalną obsługę gości. Innym istotnym powodem organizacji konferencji w hotelu jest prezentacja wydarzenia. Pod względem wizerunkowym atrakcyjniej wygląda konferencja zorganizowana w profesjonalny sposób w przystosowanym do tego miejscu. Co więcej, należy dodać, że konferencja połączona z wyjazdem jest ciekawym urozmaiceniem dla wszystkich uczestników, dzięki czemu całość zostanie lepiej zapamiętana.
O czym należy pamiętać przy wyborze oferty?
Decydując się na organizację wydarzenia w hotelowym centrum konferencyjnym, należy uwzględnić kilka ważnych kwestii. W pierwszej kolejności będzie decydować wielkość sali i możliwość rozmieszczenia siedzeń, w taki sposób, aby przemieszczanie się nie było problematyczne dla uczestników. Warto zwrócić uwagę, czy jest możliwość rozdzielenia pomieszczenia poprzez system mobilnych ścianek działowych. Równie istotne jest wyposażenie sal. Przy większości konferencji niezbędny może okazać się sprzęt multimedialny w postaci projektora z ekranem oraz sprawnym systemem nagłaśniającym. Należy przy tym sprawdzić, czy ekran jest na tyle duży, że wyświetlana treść będzie dobrze widoczna z każdej części pomieszczenia.
Pozostałe elementy, na które również warto położyć nacisk, to wcześniej wspomniane przygotowanie dekoracji i wystroju sali, ale także sprawność oraz rodzaj oświetlenia. Chcąc sprawić, aby każdy uczestnik wydarzenia poczuł się swobodnie i komfortowo, dobrym pomysłem jest zadbanie o inne udogodnienia, np. w postaci poczęstunku. Wszystkie te kwestie najlepiej ustalić wcześniej z obsługą hotelu, która zapewni przestrzeń i pomoże w sprawach organizacyjnych.