Zorganizowanie wyjazdowej konferencji firmowej jest nie lada wyzwaniem. Nie tylko bowiem trzeba pomyśleć o przebiegu samej konferencji, zrobić szczegółowy plan i harmonogram działań, lecz przede wszystkim wybrać miejsce. Jak zaplanować konferencję tak, aby wszyscy jej uczestnicy byli usatysfakcjonowani?
Wybierz miejsce
Kluczowym w organizacji wyjazdowej konferencji firmowej będzie wybranie odpowiedniego miejsca. Przede wszystkim powinno być ono zlokalizowane tak, aby większość uczestników konferencji firmowej nie miała problemów z dotarciem do niego. Ponadto, oprócz tego, czy sale konferencyjne w danym miejscu spełniają wymagane zalecenia techniczne, sprawdźmy, czy w tym samym czasie w planowanym miejscu nie odbywają się inne eventy. Duże imprezy miejskie czy targi nie tylko bowiem mogą wpłynąć na ceny noclegów, lecz także skutecznie uniemożliwić lub utrudnić dojazd.
Zaplecze techniczne
Wybraliśmy już miejsce odbywania się konferencji, teraz przyszedł czas na weryfikację zaplecza technicznego. Sprawdźmy zatem, czy sala dysponuje sprzętem takim jak laptopy, projektory, nagłośnienie i rzutniki. Ważna będzie także możliwość wynajęcia dodatkowej, mniejszej sali lub podzielenia dużej. Bardzo ważne będzie także zaplecze konferencyjne. Sprawdźmy, czy uczestnicy konferencji będą mieli możliwość skorzystania z barku, w którym znajdzie się kawa, herbata oraz drobne przekąski.
Program konferencji
Na wiele miesięcy przed zaplanowanym spotkaniem należy ustalić program konferencji. W trakcie sporządzania szczegółowego harmonogramu weźmy pod uwagę, czy prelegentami będą wyłącznie osoby z firmy, czy też zaproszeni goście z zewnątrz.
Zastanówmy się, czy potrzebny będzie moderator oraz tłumacze. W zależności od wielkości planowanej konferencji oraz liczby gości i prelegentów, zweryfikujmy, czy będzie nam potrzebna będzie dodatkowa pomoc przy rozdawaniu identyfikatorów, materiałów pokonferencyjnych oraz konferencyjnych gadżetów. Przemyślmy, czy wyznaczymy do tego zadania osoby zatrudnione w firmie, czy będziemy musieli wynająć hostessy?
Rezerwacja noclegów
Ważnym elementem organizacji wyjazdowej konferencji firmowej jest zarezerwowanie odpowiedniej liczby noclegów dla uczestników. Jeśli konferencja ma trwać kilka dni, warto sprawdzić, czy wybrane miejsce oferuje pokoje hotelowe lub inne formy zakwaterowania. Pamiętajmy, że uczestnicy mogą mieć różne wymagania co do standardu, dlatego warto zapewnić kilka opcji do wyboru. Warto także pomyśleć o zorganizowaniu transportu pomiędzy miejscem noclegów a salą konferencyjną.
Catering
Nie zapomnijmy o zapewnieniu uczestnikom konferencji wyżywienia. Zastanówmy się, czy w trakcie spotkania będą serwowane tylko przerwy kawowe, czy też planujemy lunch czy kolację. Warto zwrócić uwagę na różnorodność menu oraz uwzględnić diety specjalne, takie jak wegetariańska, wegańska czy bezglutenowa. Dobrym pomysłem może być również zorganizowanie wspólnego wieczornego spotkania integracyjnego dla uczestników konferencji.
Promocja i komunikacja
Aby konferencja cieszyła się dużym zainteresowaniem, warto zadbać o jej promocję. Opracujmy materiały informacyjne, takie jak ulotki, plakaty czy zaproszenia, które można rozesłać do potencjalnych uczestników. Warto również pomyśleć o promocji wydarzenia w mediach społecznościowych oraz na stronie internetowej firmy.
W trakcie samej konferencji, dbajmy o bieżącą komunikację z uczestnikami. Możemy do tego wykorzystać aplikacje mobilne, które pozwolą na szybki dostęp do informacji o programie, prelegentach czy zmianach w harmonogramie. Pamiętajmy także o zapewnieniu wsparcia technicznego w razie problemów związanych z prezentacjami czy sprzętem.
Podsumowanie i ewaluacja
Po zakończeniu konferencji warto przeprowadzić ewaluację jej przebiegu. Zbierzmy opinie uczestników dotyczące organizacji, tematyki czy wystąpień prelegentów. Analiza zebranych informacji pozwoli nam na wyciągnięcie wniosków i doskonalenie kolejnych wydarzeń firmowych. Warto również podziękować uczestnikom za udział oraz przesłać im materiały pokonferencyjne, takie jak prezentacje czy zdjęcia.
Podsumowując, organizacja wyjazdowej konferencji firmowej może być skomplikowanym procesem, ale odpowiednie przygotowanie i uwzględnienie wszystkich aspektów pozwoli na przeprowadzenie udanego spotkania, które przyniesie wymierne korzyści dla firmy i jej pracowników.